Trabajadores independientes: consejos para mantener registros

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  • Registros que deben llevar los trabajadores independientes para no tener problemas al declarar impuestos.
  • ¿Cuál es la forma más fácil de controlar los registros?
  • ¿Por cuánto tiempo debo guardar estos registros?

Para los trabajadores independientes, los buenos registros son algo necesario. Independientemente de que esté llevando registros para prepararse para la temporada de impuestos, para mantenerse al tanto de las facturas o para monitorear compras, los siguientes consejos harán mucho más que mantenerlo organizado todo el año; le ayudarán a evitar la locura del último minuto para encontrar un recibo o factura, o, peor aún, algún documento que necesite para preparar su declaración.

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¿Para qué los registros?

Aquí hay algunas de las mejores razones para que los trabajadores independientes mantengan buenos registros :

Registros para impuestos. En su declaración de impuestos, cualquier cosa que tome o solicite (una deducción comercial o crédito, por ejemplo) y cualquier cosa que informe en esta, como su ingreso, tiene que ser comprobable. Si sus registros están en orden y en forma, será sencillo presentar y declarar digitalmente.

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Registros como líneas de tiempo. Los registros sirven como líneas de tiempo y marcas de tiempo. Pueden informar la salud financiera de su negocio y también dónde se necesitan mejoras.

Registros para mostrar cumplimiento. Cualquier formulario oficial o acuerdos escritos, como contratos, deben ser guardados muy bien. También es importante mostrar que su negocio cumple con las últimas regulaciones en su área e industria. El tipo de negocio que tiene (por ejemplo, Sociedad de responsabilidad limitada o Sociedad personal) afectará sus impuestos, pues las reglas para establecer un negocio pueden variar de estado a estado.

Registros usados para proyecciones. Mantener registros es bueno para predecir y para las proyecciones. Con el uso de registros, puede planear el futuro con base en lo que ha sucedido en el pasado.

¿Qué tipo de registros deberían guardar?

Mientras dirige un negocio, podría hacer compras, vender productos, manejar nóminas o realizar otras transacciones. Organizar, almacenar y ser capaz de recuperar los documentos que apoyen su ingreso, inventario, gastos y activos es indispensable. Algunos de dichos documentos para trabajadores independientes incluyen:

  • Facturas de compras y ventas
  • Recibos de depósitos bancarios
  • Estados de cuenta
  • Estados financieros
  • Cheques cancelados
  • Recibos de tarjeta de crédito
  • Rollos de caja registradora
  • Facturas de compras
  • Formulario 1099-MISC
  • Documentos que muestren deducciones para depreciaciones y pérdidas accidentales (para sus activos).

Considere categorizar sus registros por tipo. Una categoría podría ser legal/regulatoria, y otra, financiera. Mantenga sus impuestos en una categoría separada. El número de categorías dependerá del tamaño de su negocio.

¿Cómo debo guardar mis registros?

Para guardar sus registros, considere la nube. De esa forma, no estará limitado a un solo dispositivo y podrá acceder a sus archivos en cualquier momento. Esto es particularmente importante para aquellos que viven y trabajan de arriba para abajo.

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¿Soy trabajador independiente?

Ser trabajadores independientes significa que los impuestos no son retenidos de forma automática de su ingreso. Si tiene un trabajo extra o un pequeño negocio, o trabaja de freelance, se le considera trabajador independiente. La fuente, cantidad y frecuencia de su ingreso probablemente varía, lo cual hace que los impuestos sean más confusos.

¿Cuánto deberé en cada trimestre?

Cuánto paga cada trimestre depende de unos cuantos factores, por ejemplo, eventos importantes en la vida humana, como la muerte de un familiar o un divorcio. Los trabajadores independientes también deben considerar las leyes tributarias, que cambian frecuentemente. Es una buena idea revisar el sitio web del IRS para guías en este tema. Además, puede usar la calculadora de reembolso de TaxSlayer para calcular su carga tributaria.

¿Qué pasa si no hago un pago trimestral de impuestos?

Si se le pasa una fecha límite para hacer un pago trimestral de impuestos, será multado. Incluso si es sólo un día de atraso será penalizado por insuficiencia de pago de impuestos. La cantidad de la multa depende de cuánto deba y de qué tanto se retrasó con el pago. Si paga inmediatamente después de la fecha límite, deberá menos que si lo posterga.

¿Cuánto tiempo debería conservar mis archivos?

Esto depende de las necesidades de su negocio. También depende de su industria y región. Generalmente, es una buena idea mantener registros, como mínimo, por siete años.

Aquí están las directrices de TaxSlayer en materia de almacenamiento y desecho de sus registros fiscales.

Actualizado por última vez el 28/01/2018

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