Cómo organizar sus documentos para la temporada de taxes

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Cómo organizar sus documentos para la temporada de taxes
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Si es como la mayoría de los estadounidenses que tiene como propósito ser organizados para el año nuevo, considere comenzar con sus documentos fiscales y cómo los guarda.  Su situación de taxes determinará exactamente qué documentos necesita mantener y por cuánto tiempo. El ser capaz de tener fácil acceso a estos documentos no sólo le brindará alivio, sino también hará que declarar impuestos sea más fácil.

Guarde sus documentos en la Nube

Las alternativas de guardar documentos en nubes, como Google Drive, DropBox o Onedrive, hacen que este proceso sea mucho más fácil que el de mantener copias de papel. Guardar digitalmente documentos es seguro y hace que encontrarlos sea sencillo. Las copias digitales también son inmunes a ciertos riesgos que las copias de papel enfrentan, como incendios o inundaciones.

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Tenga en cuenta que incluso estos sistemas de almacenamiento digitales son dependientes de las conexiones de internet y pueden ser susceptibles a hackeos, así que es mejor tener una estrategia de almacenamiento que combine las opciones digitales así como las copias como un mejor hábito. Esto, incluso, podría ser una caja de seguridad para guardar muy bien sus documentos más preciados.

¿Cómo debería organizar mis documentos?

Aunque algunos documentos, como el historial e ingresos y las declaraciones de seguro social, deberían guardarse por años, otros documentos sólo son necesarios durante unas cuantas semanas o meses. Independientemente de si es en línea o en papel, use carpetas para organizar documentos con base en qué tanto tiempo debería guardarlos. Cree estas carpetas sugeridas:

  • Corto plazo
  • Un año
  • Muchos años
  • Para siempre

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Tenga en cuenta que algunas personas prefieren guardar todos los documentos mientras que otras prefieren mantener sus carpetas no tan llenas. Piense en estas categorizaciones como requisitos mínimos. Claro, puede guardarlos más tiempo si quiere.

Documentos para guardar: corto plazo

Documentos en esta carpeta deberían guardarse únicamente hasta que son relevantes.

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Cosas como pagos de facturas no pagadas o recibos por compras que podrían devolverse caen en esta categoría. Una vez que la factura es saldada, el recibo podría ser necesario para mantener un registro, pero la factura en sí sólo es necesaria hasta que el pago, de hecho, se efectúa.

La mayoría de las tiendas minoristas sólo aplican devoluciones si el recibo original está acompañado del producto y el producto aún está en excelente condición. Una vez que determina que conservará un producto, o en el infortunado caso de que el producto se destruya, siéntase libre de deshacerse de esos recibos, a menos que sea una compra grande que podría vender de nuevo.

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Documentos para guardar: 1 año

Algunos documentos serán necesarios para fines fiscales cada vez que declare. Los documentos en esta carpeta se mantienen en orden para declarar impuestos, pero pueden ser eliminados una vez que ese proceso concluye. Los papeles en estas carpetas incluirán estados de cuenta bancarios, declaraciones de seguros, información de seguro de salud, recibos de pagos de facturas y de reembolsos de gastos.

Los estados de cuentas bancarias podría ser necesario que se guarden más de un año dependiendo de si son necesarios para apoyar otros documentos. Las declaraciones de seguro deberían mantenerse todo el tiempo que estén activos, o hasta que sean renovados y nuevas declaraciones sean creadas.

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Para aquellos que reciben un formulario 1099, los reembolsos de gastos pueden ser buenos y podría requerir subcategorías desglosadas por mes o tipo de gasto (viaje, oficina en casa, equipo, etc.).

Documentos para mantener: muchos años

Documentos en esta carpeta deben guardarse de tres a cuatro años, pero muchos los guardan hasta por siete años de historia para estar seguros. Estos incluyen declaraciones de impuestos, comprobantes de pago, declaraciones de seguro social, información sobre su presupuesto y otros datos que concilien eso.

Para las declaraciones de impuestos, querrá guardar, por lo menos, las últimas tres. Los comprobantes de pago sólo son necesarios hasta que el Formulario W-2 es aceptado, pero también será crucial para contratistas cuando estén declarando sus impuestos. Sólo necesitará una declaración de seguro social en su declaración, así que, una vez que reciba una nueva, actualice esta y siéntase libre de deshacerse de las antiguas si así lo desea.

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También querrá guardar unos cuantos años de historial de formularios en materia de impuestos, por ejemplo Schedule(s) K-1Formularios W-2Formularios 1099Formularios 1098Formularios 2439Formularios 5498, intereses de préstamos estudiantiles e hipotecas, estados de cuenta de fondos mutuos y de planes de jubilación, y donaciones a la caridad.

Documentos para guardar: siempre

Algunos de sus documentos más importantes nunca deben ser destruidos a menos que sean actualizados con nueva información, e, incluso así, podría querer conservar la versión antigua por razones de historial. Estos artículos no son necesarios para la declaración de impuestos de cada año, pero deben ser conservados por si fueran necesarios para otras cosas. Estos documentos incluyen:

Inventario del hogar Testamento/o Fideicomiso
Registros académicos Certificados de nacimiento
Seguro de vida Licencias matrimonial
Sentencia de divorcio Tarjeta de seguridad social
Registros de salud familiares Poderes notariales
Expedientes de servicio militar Pasaportes

Ahora que tiene una mejor idea de qué conservar, cuánto tiempo guardarlo y cómo guardarlo, comience su 2019 con el pie derecho y logre su propósito de ser organizado.

*Este artículo está actualizado y toma en cuenta los cambios de la legislación fiscal para el año fiscal 2018 (declaraciones de impuestos presentadas en 2019). Conozca más sobre la reforma fiscal promulgada bajo el Tax Cuts and Jobs Act aquí.

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